管理者向けBoxデータのバックアップガイド

1. データ保持の標準機能

Box Governance

• ステップ 1：Boxアカウントにログインし、管理コンソールの「Governance」に移動します。

• ステップ 2：「リテンション」タブを選択し、「リテンションポリシーを作成」をクリックします。

• ステップ 3：ポリシー名、ポリシーの説明、リテンションタイプ、ポリシーを適用させるデータ、およびポリシーの期間など、データ保持の詳細を指定した後、「次へ」をクリックします。

• ステップ 4：ポリシーが特定のフォルダまたは特定のメタデータに適用させる場合、それぞれ「フォルダの選択」または「メタデータの選択」を選択し、リテンションポリシーで保護したいフォルダまたはメタデータを選択します。

• ステップ 5：リテンションポリシーを確認します。警告ボックスに必要なチェックを入れ、「ポリシーの開始」を選択します。これでリテンションポリシーが適用されます。

Box Governanceリテンションポリシーの制限事項

• リテンションポリシーは、選択したフォルダー内のファイルにのみ適用され、サブフォルダーには適用されません。

• 一度有効化されたリテンションポリシーは、設定した期間が終了するまで継続され、途中で編集や停止を行うことはできません。

• 本機能はEnterprise Plusプランのユーザー限定の機能で、その他のBusinessプランユーザーは有料アドオンとして提供されています。

リーガルホールド

• ステップ 1：リーガルホールドを作成するには、Boxアカウントにログインし、管理コンソールの「Governance」に移動し、「リーガルホールド」を選択します。

• ステップ 2：「作成」をクリックします。

カストディアン（管理対象ユーザー）に対するリーガルホールドポリシーの作成

• ステップ 1：「リーガルホールド名」を入力します。「説明」は任意で入力します。

• ステップ2：「ユーザー（カストディアン）」を選択します。

• ステップ3：ファイルを保持する期間の日付範囲を選択します。

• ステップ4: これらの詳細を確定した後、「次へ」をクリックします。

• ステップ5：「カストディアンを追加」を選択します。

• ステップ6：「ユーザー」ボックスに移動し、カストディアンとして追加したい全員の名前を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

• ステップ7：「次へ」をクリックして、リーガルホールドの詳細を確認します。

• ステップ8：「ポリシーの開始」をクリックし、リーガルホールドを適用させます。

フォルダに対するリーガルホールドポリシーの作成

• ステップ1： カストディアンの場合と同様に、リーガルホールドの名前と説明を入力します。

• ステップ2：「ポリシーの適用先」で「フォルダ」を選択します。

• ステップ3：「次へ」をクリックします。

• ステップ4：「フォルダを選択」をクリックします。

• ステップ5：検索ボックスで必要なフォルダを見つけます。ユーザー名でファイルをフィルタリングすることもできます。

• ステップ6：検索結果から、リーガルホールドを適用したいフォルダを選択します。

• ステップ7：リーガルホールドの詳細を確認して「次へ」をクリックします。

• ステップ8：「ポリシーの開始」をクリックしてリーガルホールドを適用します。

リーガルホールドの制限事項

• カストディアン（管理対象ユーザー）を選択し、その所有データに対してリーガルホールドを設定する際、開始日および終了日は一度選択すると変更できません。

• 終了日を設定した場合、選択した開始日から終了日までのデータのみがリーガルホールドの対象となります。

• カストディアンとして指定できるのは、既にアカウント内に存在しているユーザーのみです。

• Box Governanceの機能は、リーガルホールドはEnterprise Plusプランのユーザー、または他のBusinessプランに有料アドオンとして追加したユーザーのみが利用可能です。

• リーガルホールドはフォルダに適用することも可能ですが、サブフォルダにも適用されます。要件によっては、この範囲の広さが望ましくない場合もあります。

2. Boxをバックアップする標準的な方法

単一ファイル/フォルダのダウンロード

• ステップ 1：Boxアカウントにログインし、ダウンロードしたいファイル/フォルダを選択します。選択されると、該当するボックスがハイライト表示されます。

• ステップ 2：画面右上にある「ダウンロード」アイコンをクリックします。ダウンロードしたファイル/フォルダは、「ダウンロード」フォルダに保存されます。

複数ファイル/フォルダを一度にダウンロードする方法

• リスト内にすべての対象がある場合：キーボードの「Shift」キーを押しながら、ダウンロードしたい最初と最後のファイルまたはフォルダーを選択します。これにより、それらの間にあるすべてのデータも選択され、デバイスに一括でダウンロードされます。

• リスト内で順番が揃っていない場合：キーボードの「Control」キー（Macの場合は「Command」キー）を押しながら、ダウンロードしたいファイルを個別に選択します。

データダウンロードの制限事項

• データは、あくまでもデバイス上にダウンロードされるだけです。そのため、ウイルス感染などの問題が発生した場合、ファイルが破損したり、失われたりする可能性があります。この方法は、デバイス外部にファイルをバックアップする場合と比べて、安全性や有効性が劣ります。

3. サードパーティサービスを利用したBoxのバックアップ

BoxをGoogleドライブにバックアップする方法

• ステップ 1：Boxアカウントにログインして、ダウンロードしたいファイルをデバイスにダウンロードします。（ファイルを右クリックし、メニューから「ダウンロード」を選択）

• ステップ 2：Googleドライブアカウントにアクセスし、「マイドライブ」から「＋新規」をクリックします。

• ステップ 3：「ファイルをアップロード」をクリックして、ステップ1でダウンロードしたファイルを選択し、Googleドライブにアップロードします。

Googleドライブの制限事項

• この方法は比較的簡単ではありますが、バックアップしたいファイルが大量にある場合、手間がかかる点に注意が必要です。

• 「フォルダをアップロード」を選択することで、フォルダ内のすべてのファイルをまとめてバックアップすることは可能ですが、複数のフォルダをアップロードまたは保存する場合も、この作業は煩雑になることがあります。

BoxをDropboxにバックアップする方法

• ステップ1：Boxアカウントにログインして、ダウンロードしたいファイルをデバイスにダウンロードします。（ファイルを右クリックし、メニューから「ダウンロード」を選択）

• ステップ2：Dropboxアカウントにログインし、「アップロードまたはドロップ」をクリックします。ファイルまたはフォルダのどちらをアップロードするか選択します。

• ステップ3：アップロードしたいファイルまたはフォルダを選択し、「開く」をクリックすることでアップロードされます。

Dropboxの制限事項

• Googleドライブと同様に、大量のデータを転送したい場合、ファイル/フォルダのダウンロードおよびアップロードの手順が手間に感じられることがあります。

• さらに、大量のデータを扱うとアプリケーションの動作が遅くなる可能性があります。

SysCloudを使用してBoxをバックアップ

• バックアッププロセスを自動化し、エラーを効率的に管理

• 共有権限や元のフォルダ構造を保持したまま、任意の時点のバックアップからデータを復旧

• 共有権限やフォルダ構造を保持したまま、任意のBoxアカウントにデータを復旧

• 個々のファイル、フォルダ、またはBoxアカウント全体をエクスポート

4. Boxバックアップに関するよくある質問

• Boxはどれくらい安全ですか?

• Boxのごみ箱にあるファイルやフォルダは、削除後どのくらい保持されますか？

• ごみ箱から削除されたファイルやフォルダは復元できますか？

• コラボレータはBoxのファイルやフォルダを削除できますか？

• Boxはオフラインでもアクセスできますか？