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この記事では
- Boxのリテンションポリシーを理解する
- Boxリテンションポリシーの種類
- 複数のリテンションポリシーが適用されるファイル
- リテンションポリシーの作成手順
- リテンションポリシーとごみ箱の関係
- リテンションポリシーレポート
- Boxのリテンションポリシーをバックアップの代替として使用する際の制限事項
- SysCloudでBoxをバックアップ
管理者向けBoxリテンション（データ保持）ポリシーガイド
19 Feb 2024
読了時間：約5分
執筆者：Anju George
Boxのリテンションポリシー記事概要
- リテンションポリシーは、組織のコンプライアンス要件に基づきコンテンツの保持・削除を管理し、法的要件がなくなるまでの誤削除や意図的な削除を防ぐことができます。
- Boxでは、フォルダベースのリテンションポリシーとメタデータベースのリテンションポリシーの2種類があり、コンテンツの保持を異なるレベルで管理できます。
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1. Boxのリテンションポリシーを理解する
リテンションポリシーはBox Governanceの一部であり、Enterprise Plus、Enterprise Advancedプランに標準搭載されています。その他のBusinessプランでは有料アドオンとして利用可能です。管理者は、組織のコンプライアンス要件に応じて無制限にリテンションポリシーを作成できます。
エンドユーザーの操作制限：ユーザーは、保持対象のファイルをごみ箱に移動して削除することは可能ですが、保持期間が終了するまでは、ごみ箱から完全削除（パージ）することはできません。保持期間内であれば、ユーザーはごみ箱からファイルを元の場所に復元することが可能です。
- 指定したフォルダ内のコンテンツ
指定した 分類ラベルを持つコンテンツ
- 指定したメタデータを持つコンテンツ
- すべての新しいコンテンツ
各オプションにおける保持の仕組みについては、Boxの公式ドキュメント「Governanceの設定-ポリシーの適用先」を参照してください。
2. Boxリテンションポリシーの種類
1）フォルダベースのリテンションポリシー
保持期間：
管理者がフォルダーごとに保持期間を設定します。
保持期間内は、フォルダー内のファイルを完全削除（パージ）することができません。
ファイル移動とリテンションステータス：
- リテンションポリシーのあるフォルダからリテンションポリシーのないフォルダにファイルを移動した場合、ファイルは当初のポリシーによって管理されたままになります。
- 同じ保持期間の別のフォルダにファイルを移動した場合、元の期間の値が維持され、ファイルの有効期限が切れると元の廃棄アクションが評価されます。
リテンション期間が異なるフォルダに移動すると、より長いリテンション期間の有効期限の方が優先されます。
- 無期限のリテンションポリシーが適用されたファイルを、リテンション期間が期限付きのリテンションポリシーが適用されたフォルダに移動すると、ファイルの移動日に基づいてファイルが保持されます。
- リテンションポリシーが適用されたファイルやフォルダを社外に転送することはできません。 また、フォルダ所有者を外部関係者に変更したり、外部ユーザーが所有するフォルダに個々のファイルを移動したりすることはできません。
- リテンションの対象となるファイルを、リテンションに関連付けられていない別のフォルダにコピーした場合、そのコピーは保持されません。
保持期間の終了：保持期間が終了すると、ポリシーの設定に従って、フォルダ内のファイルは削除または他の廃棄アクションの対象となります。
使用例：フォルダベースの保持は、財務記録、従業員のドキュメント、プロジェクトファイルなど、フォルダ内のすべてのコンテンツに統一された保持処理が必要なドキュメントやファイルをまとめて管理する必要がある組織に活用できます。
注意：フォルダーベースのリテンションポリシーを作成すると、ごみ箱内にある指定フォルダー内の個々のファイルには適用されますが、ごみ箱内にある指定フォルダのサブフォルダには適用されません。
2）メタデータベースのリテンションポリシー
保持期間：管理者は、特定のメタデータを持つコンテンツに対して保持期間を設定します。この期間中、これらのファイルは完全に削除することができません。
メタデータの更新とリテンションポリシーへの影響：
- ファイルのメタデータが、同じ保持期間を持つ新しいメタデータ値に更新された場合、Boxは元の保持期間を維持し、有効期限が切れた時にファイルの元の廃棄アクションを評価します。
- ファイルのメタデータが異なる保持期間を持つ新しいメタデータ値に更新された場合、長い方の保持期間が優先されます。
- メタデータベースのリテンションポリシーの対象となっているファイルを、ポリシーが適用されていない場所に移動しても、ファイルには引き続き最初に適用されたリテンションポリシーが適用されます。
- ファイルから保持ポリシーに関連付けられたメタデータを削除しても、元のリテンションポリシーの管理下にある状態は維持されます。
保持期間の終了：保持期間が終了すると、特定のメタデータが付与されたファイルは、ポリシー設定に従い、削除やその他の廃棄アクションの対象となります。
使用例：メタデータベースのリテンションポリシーを使用すると、ファイル単位でリテンションポリシーを設定できます。
注意：フォルダーベースのリテンションポリシー、メタデータベースのリテンションポリシー、またはその両方によってファイルに複数のポリシーが適用されている場合、最も長い有効期限を持つポリシーが優先されます。
1）変更可能リテンション
- 管理者は保持期間を延長または短縮できる。
コンプライアンス規制の変更や、組織のデータ管理戦略の変化に合わせてポリシーを更新でき、固定されたポリシーに縛られることなく、データ保持の管理を柔軟に調整 できる。
2）変更不可リテンションポリシー
- 保持期間を短縮することはできないため、厳格なコンプライアンス要件を満たすことができる。
- SEC Rule 17a-4などの規制に準拠するために、データを消去不可・書き換え不可の形式で保持する必要がある業界に最適。
- 重要なデータが、誤って削除されたり、意図的に消去されたりするリスクを低減できる。
| 変更可能リテンションポリシー | 変更不可リテンションポリシー |
|---|---|
SEC規則17a-4(f)/FINRA準拠に設計 | |
フォルダの追加 | |
フォルダの削除 | |
メタデータの追加 | |
メタデータの解除 | |
期間の延長 | |
期間の短縮 | |
ポリシーの変換 | |
ポリシーの撤回 | |
ポリシーの削除 | |
廃棄アクションの変更 | |
通知の変更 | |
（出典元：Box公式サイト「リテンションおよびリテンションポリシーについて」）
保持期間の開始基準：
イベントベースのリテンションポリシー
使用例：イベントベースの保持ポリシーは、法的・規制要件の遵守に特に有効です。
3. 複数のリテンションポリシーが適用されるファイル
- ポリシー1：1年の保持期間、2024年1月10日にファイルに適用
- ポリシー2：6か月の保持期間、2024年2月1日にファイルに適用
- ポリシー3：2か月の保持期間、2024年12月1日にファイルに適用
注意：ファイルには、リテンションポリシーとリーガルホールドポリシーの両方が適用される場合があります。
- リテンションポリシーに「完全に削除」の処理アクションが設定されている場合でも、リーガルホールドが適用されている限り、ファイルは削除されません。
- ファイルの削除が実行されるのは、リーガルホールドが解除された後となります。
詳しくはBox公式サイト「リーガルホールドポリシーについて」をご覧ください。
4. リテンションポリシーの作成手順
ステップ 1：Box管理コンソールに移動し、「Governance」を選択します。
ステップ 2：「リテンション」タブを選択し、「リテンションポリシーを作成」をクリックします。
ステップ 3：リテンションポリシーの詳細を入力し「次へ」をクリックします。
設定前に各リテンションポリシーの設定については、「Governanceの設定-［リテンション］タブ」を参照してください。
ステップ 4：「ポリシーの適用先」の設定で以下のいずれかを実行します。
- 「特定のフォルダ内のコンテンツ」を選択した場合は、「選択」をクリックし、1つ以上のフォルダーを選択します。
- 「特定のメタデータを持つコンテンツ」を選択した場合は、「選択」をクリックし、1つ以上のメタデータ項目を選択します。
ステップ 5：「次へ」をクリックし、ポリシーの詳細を確認します。
ステップ 6：「リテンションポリシーの警告」ダイアログボックスで、確認のためのチェックボックスをクリックし、「ポリシーの開始」をクリックします。
5. リテンションポリシーとごみ箱の関係
保持対象ファイルの削除：
- リテンションポリシーが適用されているファイルは、ごみ箱に移動することは可能です。
- しかし、保持期間が終了するまでは、ごみ箱から完全に削除（パージ）されることはありません。
- これにより、重要なコンテンツが誤って削除されたり、意図的に消去されたりすることを防ぐ仕組みになっています。
ごみ箱からの復元：
- 保持期間が終了する前であれば、ユーザーはごみ箱から元の場所にファイルを復元可能 です。
- 元のフォルダが削除されている場合は、新しいフォルダーを選択して復元することもできます。
コンテンツ削除の優先順位：
リーガルホールドが最も優先され、次にごみ箱の設定（誰も削除できないように設定されているか、絶対に削除しないように設定されている場合）、リテンションポリシー（「コンテンツを完全に削除する」という廃棄アクションが選択されている場合）、そして、ごみ箱（その他の設定）に基づいてコンテンツ削除を優先します。
6. リテンションポリシーレポート
6.1. リテンションレポート
詳しくは「リテンションレポート」をご覧ください。
6.1.1. リテンションレポートの実行方法
ステップ 1：Box管理コンソールで「レポート」に移動します。
ステップ 2：「レポート作成」をクリックします。
ステップ 3：リテンションレポートタイプを選択し、「次へ」をクリックします。既存のリテンションポリシーが一覧表示されるページに移動します。
ステップ 4：レポートを作成したいリテンションポリシーの上にマウスカーソルを移動させ、「レポート」をクリックし、「生成」をクリックします。
6.2. 廃棄レポート
廃棄レポートの詳細については、「廃棄レポート」を参照してください。
6.2.1. 廃棄レポートの実行方法
ステップ 1：Box管理コンソールで「レポート」に移動します。
ステップ 2：「レポート作成」をクリックします。
ステップ 3：レポートタイプから「廃棄」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ 4：レポートに含める列を選択します。
各データ列の詳細については、Box公式サイト「「廃棄レポート」の廃棄レポートのデータ列」を参照してください。
ステップ 5：日付範囲、廃棄アクション、リテンションポリシータイプ、およびリテンションポリシーを選択します。
詳細については、Box公式サイト「「廃棄レポート」の廃棄レポートのフィルタ」を参照してください。また、選択したファイルまたはフォルダ内のファイルにレポートを制限するために、1つ以上のファイルまたはフォルダーを選択するオプションもあります。
ステップ 6：「実行」をクリックします。
7. Boxのリテンションポリシーをバックアップの代替として使用する際の制限事項
データ破損に対する保護がない：
- リテンションポリシーはデータの破損を防ぐものではないため、破損したファイルもそのまま保持されてしまいます。
- バックアップソリューションのように、過去の正常なバージョンに戻す機能は提供されていません。
プラットフォームの可用性に依存する：
- Boxのサービスがダウンした場合、データへのアクセスが制限される可能性があります。
- Box自体が「バックアップ」として機能するわけではないため、クラウド障害時のデータ保護としては不十分です。
- クラウドの外部にデータのバックアップを保持することが推奨されます。
復旧機能が限定的：
- リテンションポリシーはデータの完全削除を防ぐことはできますが、特定の時点にデータを復元する機能はありません。
- バックアップソリューションのように、ポイントインタイムリカバリー（特定の時点への復旧）には対応していません。
災害復旧（DR）向けではない
- リテンションポリシーはコンプライアンスやデータガバナンスを目的としており、災害復旧には適していません。
- サイバー攻撃や大規模なデータ損失が発生した場合、Boxのリテンションポリシーでは適切にデータを復旧できません。
- ランサムウェア攻撃対策や災害復旧のためには、専用のバックアップソリューションが必要です。
コストの問題：
リテンションポリシーは「Box Governance」の一部であり、「Enterprise Plusプラン」または有料のアドオンとして提供されます。
- バックアップ専用のソリューションと比較すると、費用対効果が低い可能性があります。
8. SysCloudでBoxをバックアップ
SysCloudのBoxバックアップは、Boxのすべてのデータを自動かつ安全にクラウドバックアップします。
- バックアップとエラー管理タスクの自動化
- すべての共有権限とフォルダ構造を維持したまま、任意の時点のバックアップスナップショットからデータを復旧
- 共有権限とフォルダ構造を維持して任意のBoxアカウントにデータを復旧
- ファイル、フォルダ、またはBoxアカウント全体をエクスポート
SaaS運用に役立つノウハウをお送りします。
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この記事では
- Boxのリテンションポリシーを理解する
- Boxリテンションポリシーの種類
- 複数のリテンションポリシーが適用されるファイル
- リテンションポリシーの作成手順
- リテンションポリシーとごみ箱の関係
- リテンションポリシーレポート
- Boxのリテンションポリシーをバックアップの代替として使用する際の制限事項
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