SlackにおけるeDiscovery（電子情報開示）入門

1. はじめに

2. SlackにおけるeDiscoveryについて理解する

2.1. SlackにおけるeDiscoveryの重要性

2.2. SlackでのeDiscoveryプロセス

3. eDiscoveryツールの設定

3.1. Slackのデータ保全

3.1.1. Slackのデータ保持について

3.2. データ収集

3.2.1. SlackからeDiscoveryのためにデータをエクスポートする方法

• 政府機関もしくは規制当局による有効かつ拘束力のある要求（命令）書

• メンバーの同意書

• 適切な法律および規定に基づく請求・権利であることの証明

• ビジネスプラスプラン以外のすべてのプランでは、エクスポートを手動で設定する必要があるため、工数がかかります。管理者がエクスポート中に重要なデータを見落とす可能性があり、その結果、データ損失が発生することがあります。

• Slackのインポート/エクスポートツールを使用すると、管理者はパブリックチャンネルのコンテンツとファイルへのリンクのみをエクスポートできます。プライベートチャンネルやダイレクトメッセージのデータは、システム障害が発生した場合には永遠に失われてしまいます。

• 特定のフィールドを選択してエクスポートする機能は搭載されていません。パブリックチャンネルのすべてのコンテンツとファイルへのリンクがエクスポートされるため、エクスポートのサイズが大きくなります。

• 通常、Slackメッセージおよびファイルデータへの読み取り専用アクセス権を持っています。

• Slack内でデータを隔離、削除、タグ付けすることはできません。

• データはキャプチャされ、データウェアハウス内にアーカイブされます。

• SlackのDiscovery APIを直接接続し、最も法的に有効なデータを抽出できること。

• 収集したい特定のSlackデータを選択して保存できる機能を持つこと。

• 必要に応じて、特定のワークスペースデータを継続的に同期および保存し続けること。

• 複雑なJSONファイルを理解しやすい情報に変換すること。

• メッセージの変更や削除を明確に示すこと。

• 必要に応じて個々のユーザーに法的ホールドを適用できること。

3.3. SlackにおけるeDiscoveryツールの課題

• 膨大なデータ量：Slackでのコミュニケーションは、膨大な量のデータを生成します。これは、すべてのメッセージ、ファイル、リアクション、さらには編集履歴までが法的な文脈で関連性を持つ可能性があるためです。ユーザーが多く、コミュニケーションが活発な組織では、数GB、さらにはTB単位のデータが生成され、管理および処理が非常に困難になります。

  また、Slackのデータは単なるテキストではありません。メッセージ、共有ファイル（あらゆる形式が含まれる可能性があります）、絵文字、リアクション、さらにはシステム生成メッセージなど、さまざまな種類のデータが含まれます。この多様性は、より均一なデータタイプと比べて、データの分析と処理をより難しくします。

  膨大で多様なデータ量のため、関連情報を検索することは干し草の山から針を見つけるようなものです。効果的にフィルターをかけて特定のコンテンツを見つけるためには高度な検索機能が必要ですが、それでもプロセスには時間とリソースが多くかかってしまいます。

• データエクスポート形式：エクスポートリクエストが処理されると、データはJSON形式のメッセージ履歴と共有ファイルへのリンクを含むZIPファイルでダウンロードできます。

  JSON形式は標準的な形式ですが、専門知識の無いユーザーにとっては読みにくく、従来のデータタイプ向けに設計された多くのeDiscoveryツールと互換性がない可能性があります。

  JSONファイル内のデータの複雑な構造は、データがより広いコンテキストの中でしか意味をなさないという無形的な性質と相まって、特定の情報の抽出とレビューが難しくなります。

  さらに、メタデータが混在して表示され、ファイルサイズが大きくなる可能性があるため、Discovery APIでJSONエクスポートを処理することがさらに難しくなります。このため、データを効果的に処理および分析するには、追加のリソース、ツール、および技術的専門知識が必要になります。

• 編集や削除されたメッセージのキャプチャができない：組織のSlackの設定とポリシーによっては、メッセージの編集や削除がキャプチャまたは保存されない場合があります。その結果、重要な情報が失われる可能性があります。

• プライバシー規制の遵守：GDPRやCCPAなどのプライバシー法は、個人データに対する特定の保護を義務付けています。eDiscoveryプロセス中にこれらの規制を遵守することは、特にSlackのデータが構造化されていない性質を考慮すると、複雑で困難な作業となります。

4. シンプルなSlack向けeDiscovery

• 高度なコンテンツ検索機能は、クラウドバックアップアーカイブ全体からファイル、会話、スレッドなど、すべての種類のデータを検索できます。

• eDiscovery検索で特定されたコンテンツをバックアップアーカイブからCSV形式で容易にエクスポートすることで、さらなる調査をすることができます。

• ユーザーによるコンテンツの改ざんを心配せずに、お探しのコンテンツを特定できます。

• Slackのバックアップを自動化し、APIエラーを自動解決します。

• チャンネル内のスレッド、ダイレクトメッセージ、チャンネル全体をワンクリックで復旧します。

4.1. なぜSlackにバックアップとeDiscoveryの両方が必要なのか

• データ損失防止

  SlackのeDiscoveryは、法的手続きのためにデータを特定、収集、保存することを目的としていますが、一般的なデータ損失防止には十分ではないかもしれません。SysCloudはデータの自動バックアップを提供し、誤削除、悪意のある行為、技術的な問題によるデータ損失から保護します。

• 長期的なデータ保持

  Slackのデータ保持ポリシーは、使用しているプランによって異なり、場合によってはデータが無期限に保存されないことがあります。SysCloudは長期的なデータ保存を可能にし、法令遵守やデータの履歴記録の維持に役立ちます。

• データ復旧

  Slack上でデータ損失が発生した場合、迅速かつ正確にデータを復旧する必要があります。SysCloudはデータ復旧機能を提供し、失われたデータを復旧するのに役立ちます。これは、SlackのeDiscovery機能だけでは難しい場合や不可能な場合があります。

• セキュリティ機能

  SysCloudは、ランサムウェアからの保護や脅威の監視など、追加のセキュリティ機能を提供し、データをさらに安全に保ちます。

• コンプライアンス管理

  SysCloudは、さまざまな規制基準に準拠するためのデータ管理ツールを提供し、さまざまな業界の規制遵守をサポートしています。

• 使いやすさ

  SlackのeDiscovery機能は強力ですが、大規模または複雑なデータセットの場合、使用が難しいことがあります。SysCloudは、データ管理を容易にするユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しています。